AAwal Lahirnya Focused Quality Management
Focused Quality Management (FQM) adalah suatu ancangan yang dimaksudkan untuk mencegah tidak terpadukannya usaha Total Quality Management (TQM) dengan praktek menejemennya untuk mencapai sasaran bisnis yang strategis, dimana TQM menjadi tanggung jawab departemen sumber daya manusia atau staff yang lain dan terputus dari arus utama operasi manajemen.
Ada tiga alasan pokok mengapa upaya TQM kehilangan sasaran dan tidak mencapai tujuan bisnis yang penting, yaitu (Brelin, dkk.1997: 6):
1. Tidak memusatkan diri pada proses yang penting untuk tujuan strategis,
2. Tidak melibatkan eksekutif senior dalam proses seleksi untuk mengenali proyek perbaikan khusus, dan
3. Tidak menjalakan peninjauan terus-menerus oleh eksekutif untuk menjamin bahwa pelaksanaan membuahkan hasil jangka pendek maupun jangka panjang.
Untuk mencegah hasil sepeti itu maka lahirlah Focused Quality Management (FQM). Dengan dasar pemikiran bahwa Focused Quality Management adalah prakarsa mutu harus diarahkan untuk memperbaiki proses yang mempunyai dampak terbesar pada apa yang harus terjadi kalau organisasi ingin mencapai sasarannya (Brelin, dkk.1997: 4).
B. Tujuan Focused Quality Management
Perbaikan mutu pada proses pokok yang berdampak pada hal-hal yang sedikit tetapi vital, yaitu faktor sukses kritis (Critical Success Factors – CSF) yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran strategis organisasi. Faktor sukses kritis ini merupakan hal yang pokok, dan proses kunci yang memberi dampak padanya harus merupakan fokus perhatiaan manajemen.
Focused Quality Management mencerminkan cara disampaikannya produk dan layanan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Dengan memfokuskan pada proses lintas-fungsi, dan bukan pada hasil-hasil fungsional, akan meningkatlah kemungkinan tercapainya tujuan bisnis strategis dan pemuasan pelanggan dengan mutu yang lebih tinggi pada biaya yang lebih rendah.
Selain itu, Focused Quality Management mengambil alih tanggung jawab atas perbaikan proses dari sumber daya manusia atau pengembangan organisasi dan menaruhnya pada manajemen. Focused Quality Management mengkehendaki agar eksekutif dan manajer senior terlibat dan tetap terlibat, jika menginginkan hasil.
C. Proses Focused Quality Management
Menurut Harvey K. Brelin, dalam Focused Quality Management ada 4 langkah yang harus dilaksanakan, yaitu (Brelin, dkk.1997: 18):
1. Penyiapan
Pada langkah pertama ini, manajer dan tim kepemimpinan mengembangkan dan mengkoordinir pernyataan visi, misi dan menilai. Penilaian dilakukan untuk menentukan dimana perusahaan berada dan kemana perusahaan akan pergi.
Berikutnya faktor sukses kritis dikenali untuk organisasi. Faktor sukses kritis adalah beberapa hal yang benar-benar penting sekali bagi suksesnya pencapaian sasaran. Teknik yang sangat ampuh untuk menjamin bahwa faktor sukses kritis hanya mencakup hal-hal yang sedikit tetapi vital adalah suatu batu ujian dari apa yang disebut perlu dan mecukupi, sehingga diperlukan pemfokusan proses bisnis kunci yang akan mewujudkan faktor sukses kritis. Proses kunci dan faktor sukses kritis sebagian besar ditentukan oleh seorang manager (Brelin, dkk.1997: 7 dan 34).
2. Perencanaan
Tahap perencanaan adalah langkah di mana rencana yang nyata dibuat untuk memperbaiki proses bisnis kunci dan organisasi secara keseluruhan. Rencana mutu strategis mempunyai dua komponen; rencana perbaikan proses sehingga proses kunci yang penting bagi strategi perusahaan dan pelanggan dapat diperbaiki, dan suatu rencana perbaikan organisasi, sehingga organisasi mutu yang terfokus ke masa depan dapat mengambil bentuk.
Rencana perbaikan proses didasarkan pada penilaian dan dirancang untuk menutup kesenjangan antara keadaan sekarang dan masa depan. Untuk menciptakan rencana perbaikan proses, harus dicapai mufakat dalam:
a. Sasaran (apa yang ingin dicapai oleh organisasi),
b. Faktor sukses kritis (apa yang harus terjadi jika organisasi ingin mencapai sasarannya), dan
c. Proses bisnis kunci (apa yang paling mempengaruhi kemapuan organisasi untuk mencapai tujuannya sementara secara efektif memuaskan pelanggan).
Sasaran dari rencana perbaikan proses adalah memperbaiki proses yang penting bagi para pelanggan dan sasaran perusahaan. Selain itu, pimpinan juga menyiapkan suatu rencana perbaikan organisasi yang diarahkan untuk membuat perubahan struktur dan prosedur yang diperlukan untuk mendukung prakarsa Focused Quality Management.
3. Penyebaran
Pada tahap penyebaran, yang harus dilakukan adalah melaksanakan rencana mutu strategis dan memberdayakan tim perbaikan proses dengan memberikan sasaran yang jelas akan membangun kemampuan organisasi untuk memperbaiki diri sendiri demi memenuhi harapan pelanggan dan memungkinkannya untuk mengukur kemajuan dan menentukan sukses atau kebutuhan akan perbaikan lebih jauh. Tim melaksanakan aktivitas untuk memperbaiki proses bisnis kunci yang sebelumnya telah diidentifikasi. Tim perbaikan proses dengan resmi dilembagakan dan dilatih dengan tujuan untuk memperbaiki, mengurangi kesalahan, mengurangi keterlambatan, mengurangi cacat, efisiensi biaya, dan meningkaatkan kepuasan pelanggan.
4. Pemantapan
Dalam fase terakhir ini menyangkut penggunaan peralatan yang maju, perberdayaan karyawan, dan penilaian ulang. Sebuah transisi yang akan menenjadikan Manajemen Mutu Terfokus sebagai cara menjalankan bisnis setiap hari dan pola hidup organisasi. Ini membutuhkan perubahan yang dimanajemeni secara cermat untuk melanjutkan pergeseran budaya dari deteksi cacat dan koreksi menjadi pencegahan cacat dan perbaikan yang berkesinambungan. Untuk berhasilnya peralihan, semua karyawan (bukan hanya tim perbaikan proses) harus mempunyai keterampilan yang dibutuhkan dan wewenang untuk melakukan apa yang diperlukan guna memperbaiki proses dan membuat perbaikan terus-menerus. Jika organisasi melakukannya dengan baik, maka kondisi ini akan memotivasi seluruh karyawan yang ada diberbagai lini untuk mengikuti dan menjalankan konsep manajemen mutu.
Sumber:
Brelin, Harvey K, dkk. Focused Quality “Meningkatkan Mutu Produk Dengan Hasil Nyata”. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. 1997.
Ini beberapa inpo sekilas FQM..
Thank's ud disimak... :)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar